Horacio Timulto
Les services de secrétariat sont essentiels pour le bon fonctionnement d’une entreprise. En revanche, certains professionnels ne disposent pas du budget nécessaire pour recruter un secrétaire à plein temps. Pour pallier ce problème, ils peuvent recourir au télésecrétariat. Il ne faut toutefois pas confondre le télésecrétariat avec la permanence téléphonique. Explications.
Permanence téléphonique : la vitrine de l’entreprise
De nos jours, les sociétés mettent tout en œuvre pour que leur accueil téléphonique soit optimal. En effet, lorsque la permanence téléphonique fonctionne bien, celle-ci véhicule une bonne image de l’entreprise. Ainsi, les correspondants sont automatiquement rassurés. L’accueil téléphonique peut être confié à une secrétaire travaillant dans les locaux de l’entreprise. Par ailleurs, les télésecrétaires employés par les centres d’appels peuvent assurer cette mission. Ainsi, la permanence téléphonique fait partie intégrante des services de télésecrétariat.
Le téléopérateur ou le secrétaire en interne doit fournir des informations à son interlocuteur. Si ce dernier souhaite parler à une autre personne, le standardiste sera amené à transférer l’appel et à mettre en attente son correspondant. Par conséquent, ces professionnels doivent parfaitement maîtriser les fonctionnalités du standard téléphonique. D’autres tâches sont réalisées par le standardiste : la prise et la transmission rapide de message destiné à un collaborateur, la gestion des agendas, etc.
Grâce à la Permanence téléphonique, tous les appels entrants sont traités par un ou plusieurs standardistes. En effet, ces appels ne basculeront plus vers un répondeur et ne sonneront plus dans le vide. Ainsi, les autres collaborateurs de l’entreprise peuvent pleinement se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, un accueil personnalisé et souriant permet d’entretenir et d’améliorer la relation client.
Que représente concrètement le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat se caractérise par l’ensemble des missions de secrétariat réalisées à distance par un prestataire externe. En plus d’assurer la permanence téléphonique de son mandant, celui-ci peut prendre des rendez-vous, relancer des clients, envoyer des factures, classer des fichiers ou encore rédiger des comptes rendus. Comme vous pouvez le constater, le rôle du télésecrétaire ne se limite pas à traiter et à émettre des appels téléphoniques.
Mais pourquoi est-il intéressant d’externaliser les services de secrétariat ? Cette solution vous permettra de gagner en performance et en flexibilité. En effet, en déléguant les missions de secrétariat, vous serez en mesure de vous recentrer sur votre activité principale. D’ailleurs, les télésecrétaires sont spécialement formés. Ainsi, à l’instar de vos collaborateurs en interne, ils sauront transmettre les valeurs de votre entreprise à vos clients et prospects.
Vous économiserez du temps et de l’argent en faisant appel au télésecrétariat. Ce qui implique que vous ne serez pas contraint d’embaucher une secrétaire à plein temps. Par conséquent, vous limiterez considérablement les contraintes administratives et les charges salariales.
