Horacio Timulto
Souvent, le premier contact avec les prospects se fait par voie téléphonique. Pourtant, il arrive parfois que des appels soient perdus, car personne n’était disponible pour les décrocher. À ce titre, la permanence téléphonique se révèle être indispensable à toute société qui souhaite montrer son niveau de professionnalisme à tout intéressé. Cet article vous communique sur l’essentiel à savoir concernant ce service.
En quoi consiste la permanence téléphonique ?
De manière simple, il s’agit d’une initiative prise par une entreprise afin d’être joignable au téléphone, à n’importe quel moment. En adoptant une telle organisation au sein de votre société, vous parvenez facilement à maintenir votre rythme de travail tout en prenant le temps de recevoir vos clients.
La permanence téléphonique implique l’exécution des tâches principales suivantes :
- l’identification du motif des appels,
- la gestion des agendas,
- le transfert des appels,
- le renseignement des correspondants.
Comment se déroule une permanence ?
Selon vos ressources financières et humaines ainsi que vos besoins en tant qu’entreprise, la gestion des appels peut se faire de diverses façons :
- En interne : c’est-à-dire que vous engagez une secrétaire, qui sera physiquement présente dans votre entreprise pour recevoir tous les appels entrants.
- En externe : vous faites donc appel à des professionnels pour la permanence téléphonique. Il peut s’agir de télésecrétaires qui travaillent à distance ou encore d’un centre appel. Ce dernier est souvent une entreprise qui se spécialise dans l’accueil téléphonique pour le compte d’une autre société.
Conseil : faire appel à une dotoclib à madagascar est pratique lorsque vous n’avez pas réellement besoin d’un poste au sein de votre société, mais que vous souhaitez être constamment joignable par téléphone.
Quels sont les points forts de la permanence téléphonique ?
Mis à part une disponibilité en toute heure, faire confiance à un prestataire pour la permanence dans votre entreprise vous offre de nombreux avantages sur le moyen et le long terme :
Une image de marque
En externalisant la permanence téléphonique, vous communiquez une image positive et de qualité à vos prospects, notamment en proposant un accueil chaleureux et personnalisé.
Un meilleur contrôle de vos coûts
Confier votre gestion téléphonique à une équipe externe professionnelle est synonyme d’économie par rapport à la mise en place d’un nouveau service interne. En procédant de cette manière, vous pouvez profiter d’une réduction de 50 % sur le coût horaire complet.
Une grande flexibilité
Que votre permanence téléphonique soit activée tout le temps ou dispose de quelques exceptions, vous êtes tout à fait libre de configurer cela. En effet, le moindre changement de consignes peut se faire en temps réel par fax, smartphone ou par ordinateur en consultant une interface client prévue à cet effet. Par la même occasion, vous pouvez aisément consulter vos messages et rendez-vous en faisant quelques manipulations sur votre smartphone.
Quels prix devez-vous prévoir pour l’externalisation de la permanence téléphonique ?
Comme vous l’avez sûrement deviné, les coûts sont différents d’une entreprise à une autre. Généralement, vous ne payez pas le moindre centime tant que vous n’avez pas encore mis le service en marche. D’ailleurs, la mise en place de cette dernière se fait de manière immédiate et gratuite.
Notez que les prestataires ont l’habitude de facturer la permanence en se référant à des forfaits. Ceux-ci prennent surtout en compte le nombre d’appels à déléguer. Sachez que vous pouvez établir plusieurs devis afin de déterminer l’offre qui s’adapte le mieux aux besoins de votre société.
